INTRODUCCIÓN

CARBON OFFSET PARTNERS SAS (cuyo nombre comercial es SUSTRIVE SAS), es una sociedad comercial, identificada con NIT.901.500.085-1 (que en adelante llamaremos “SUSTRIVE”, domiciliada en la ciudad de Bogotá, Cundinamarca, Colombia. 

MARCO LEGAL

El presente Manual de Políticas para la Protección de los Datos Personales, se rige bajo las siguientes disposiciones legales: Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto 1727 de 2009, Decreto 2952
de 2010, Decreto Único 1074 de 2015, Circular Externa No. 02 del 3 de noviembre de 2015 y demás disposiciones que la adicionen o modifiquen.

PRINCIPIOS GENERALES

La Empresa le manifiesta a todos los Titulares de la información personal que les garantizará en todo momento la protección de derechos como el habeas data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la imagen, con tal propósito todas las actuaciones se regirán por principios de buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad y transparencia.

Cabe advertir que, los empleados, contratistas, proveedores y clientes de la Empresa y terceros en general, que lleguen a suministrar cualquier tipo de información, dato personal o sensible a SUSTRIVE S.A.S., podrán conocerla, actualizarla, rectificarla y eliminarla en cualquier momento.

Definiciones de los principios generales:

De acuerdo con el marco legal del presente Manual, SUSTRIVE S.A.S. le permite dar a conocer a los Titulares y al público en general, las siguientes definiciones:

A-. Autorización:

Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales y/o datos sensibles, de acuerdo al tipo de información que se vaya a solicitar. 

B-. Base de Datos:

Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

C-. Dato Personal:

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

D-. Encargado del Tratamiento:

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

E-. Responsable del Tratamiento:

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

F-. Titular:

Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. Para el caso de los menores de edad, se entenderán como una categoría especial, razón por la cual gozarán de una protección reforzada con el fin de garantizar el respeto a sus derechos fundamentales. No obstante, no será usual que SUSTRIVE S.A.S capture información de menores de edad, por lo menos en su base de datos denominada “USUARIOS”.

G-. Tratamiento:

Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Definiciones de los principios específicos:

SUSTRIVE S.A.S., dando cumplimiento a la normatividad que regula la materia, procederá a dar cabal cumplimiento a todos los principios específicos, que constituyen en reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales y/o sensibles:

A-. Principio de Legalidad:

En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales y/o sensibles, se dará Aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.

B-. Principio de libertad:

El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales y/o sensibles sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia  de  mandato  legal,  estatutario,  o  judicial  que  releve  el  consentimiento.

C-. Principio de finalidad:

El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por SUSTRIVE S.A.S, estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual le será informada al respectivo titular de los datos personales.

D-. Principio de veracidad o calidad:

La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

E-. Principio de transparencia:

En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de dato personal que sea de su interés o titularidad.

F-. Principio de acceso y circulación restringida:

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

G-. Principio de seguridad:

Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por SUSTRIVE S.A.S., será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos evitando su alteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.

SUSTRIVE S.A.S. se compromete con los titulares de la información que hará todo lo que esté a su alcance para velar por este principio en todo momento.

H-. Principio de confidencialidad:

Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en las Bases de Datos de SUSTRIVE S.A.S., se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros, incluyendo todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente Ley y en los términos de la misma. En virtud de lo anterior, SUSTRIVE S.A.S. manifiesta que ha suscrito un Acuerdo de Confidencialidad de la Información con cada una de las personas tienen acceso a las bases de datos de la Empresa.

DATOS SENSIBLES

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

Tratamiento de Datos Sensibles:

Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:

A-. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
En estos eventos, se procederá de la siguiente forma:

SUSTRIVE S.A.S. informará a los Titulares de la información: (i) que por tratarse de este tipo de datos, no está obligado a autorizar su Tratamiento e (ii) informará cuales datos son   Sensibles y la finalidad del Tratamiento. 

B-. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

C-. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.

D-. El Tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

E-. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

AUTORIZACIÓN

Sin perjuicio de las excepciones previstas en el marco legal expresado en el presente Manual, en el tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular; la cual será obtenida por medio de un formato que se hará firmar por el titular de los datos que estarán sujetos a tratamiento por parte de SUSTRIVE S.A.S., y que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior. Esta firma se obtendrá de forma física en un papel impreso o de forma digital en un computador, o también por medio de un formulario desde una página web propiedad de SUSTRIVE S.A.S con las herramientas digitales puestas a disposición por SUSTRIVE S.A.S

Adicional a la firma, la Autorización también puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, sitio web o también de manera verbal telefónica de la que quede soporte, registro o grabación, así como también puede constar en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta y verificación.

En caso de que SUSTRIVE S.A.S llegue a solicitar datos personales de los titulares por cualquiera de las páginas web propiedad de SUSTRIVE S.A.S lo hará dando la opción previa de aceptar o no la autorización para el tratamiento de sus datos personales, la cual podrá visualizar íntegramente antes de aceptar o rechazar.

Si el titular de los datos personales da clic en “aceptar”, SUSTRIVE S.A.S. entenderá que el titular aceptó libremente todos los  términos allí mencionados. 

En caso de tratar datos personales de menores de edad, serán sus representantes legales los facultados a otorgar la autorización, previo ejercicio del menor a ser escuchado.

Recolección de la Información: En desarrollo de los principios de finalidad y libertad SUSTRIVE S.A.S se limitará a solicitar aquellos datos personales que son estrictamente pertinentes y adecuados    para las finalidades con que son recolectados para el cumplimiento del objeto social y las cuales están descritas en el numeral siguiente, igualmente no hará uso de medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar tratamiento de datos personales.

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

Los datos personales y/o sensibles que son recolectados por SUSTRIVE S.A.S para el adecuado desarrollo de su objeto social, tienen las siguientes finalidades:
Empleados y/o Contratistas:

A-. Dar cumplimiento a obligaciones legales de información a los entes administrativos, así   como   a   las   autoridades   competentes   que   así   lo   requieran. B-. Compartir con terceros que prestan servicios a SUSTRIVE S.A.S. y que para el cumplimiento de sus funciones deban acceder a la información, tales como proveedores de servicios jurídicos, proveedores de servicios de software, agencias de viajes y/o de turismo, Revisoría Fiscal, entre otros. Estos terceros están obligados a mantener la confidencialidad de la información suministrada.

B-. Realizar labores de administración de la relación laboral o contractual existente; Envío de comprobantes, reportes y certificaciones.

C-. Realizar Pagos de salarios, prestaciones sociales, beneficios extralegales y demás conceptos económicos asociados a la relación laboral.

D-. Realizar procesos disciplinarios, llamados de atención y terminación de relación laboral; Envío de información sobre convocatorias laborales.

E-. Realizar pagos, aportes y reportes a las entidades de seguridad social, fondos de pensiones y cesantías, compañías aseguradoras y cajas de compensación familiar.

F-. Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros con los que la SUSTRIVE S.A.S tenga algún convenio. 

Proveedores:

A-. Realizar Gestión contable, fiscal y administrativa.

B-. Realizar labores de administración de la relación contractual, legal o comercial que existe entre SUSTRIVE S.A.S y el Titular.

C-. Dar cumplimiento a obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.

D-. Compartir con terceros que prestan servicios a SUSTRIVE S.A.S y que para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder a la información, tales como proveedores de servicios de mensajería, proveedores de servicios de software, entre otros. Estos terceros están obligados a mantener la confidencialidad de la información suministrada. Dicha obligación será regulada mediante Acuerdo de Confidencialidad de la Información.

E-. Elaborar contratos, órdenes de compra o servicios, pago de anticipos, facturas y cuentas de cobro.

F-. Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros con los que la SUSTRIVE S.A.S tenga algún convenio.

G-.  Llevar a cabo  convenios  comerciales,  eventos  o  programas  institucionales.

Clientes:

A-. Entablar relaciones comerciales y laborales con los titulares.

B-. Entregar comunicaciones con respecto a las relaciones comerciales que se entablen con cada uno de los titulares.

C-. Informar sobre temas en general que puedan ser de su interés.

D-. Para realizar y enviar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros con los que SUSTRIVE S.A.S
tenga algún convenio.

E-. Para tener la información precisa y actualizada de cada uno de los titulares de la información. 

F-. Para cumplir con las obligaciones que de ley se deriven. G-. Para ofrecer productos o servicios.

H-. Para el ofrecimiento, ejecución y cierre de negocios.

I-. Para vender bases de datos a posibles terceros interesados. 

J-. Investigación de mercados.

La información suministrada por el Titular de los datos a SUSTRIVE S.A.S por cualquier medio, ya sea escrito (físico o por medios electrónicos), telefónico o por correo (físico o por medios electrónicos), sólo será utilizada para los fines aquí descritos y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, podrán ser eliminados de la base de datos SUSTRIVE S.A.S. o archivados en términos seguros a efectos de solo ser divulgados cuando la Ley así lo exija.

Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

A-. El titular tenga un deber legal o contractual, que de alguna manera lo obligue a permanecer en la base de datos.

B-. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

C-. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

SUSTRIVE S.A.S informa a todos los Titulares de los datos personales y/o sensibles que de acuerdo con los términos de ley, tienen los siguientes derechos:

A-. Solicitar en cualquier momento a SUSTRIVE S.A.S que su información sea rectificada, modificada, actualizada o eliminada.

B-. Solicitar prueba de la autorización de tratamiento de datos, salvo lo previsto en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y demás normas que los modifiquen o sustituyan.

C-. Ser informado por SUSTRIVE S.A.S previa solicitud, respecto de los usos aplicados a sus datos personales y/o datos sensibles.

D-. Con el cumplimiento de los requisitos legales, presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen.

E-. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos y su administración, en casos de vulneración de los derechos y garantías constitucionales y legales.

F-. Acceder en forma gratuita a sus datos personales y/o datos sensibles divulgados a SUSTRIVE S.A.S 

G-. Salvo en los casos expresamente autorizados, exigir la confidencialidad y la reserva de la información suministrada.

PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS PARA QUE LOS TITULARES EJERZAN SUS DERECHOS

Procedimiento para Consultar,  Actualizar,  Rectificar  o  Suprimir  Información: En cualquier momento y de manera gratuita el Titular o su representante podrán solicitar a el Gerente de SUSTRIVE S.A.S que a su vez fue la persona designada para velar por los derechos de los titulares por los órganos sociales, las consultas y reclamos de cualquier índole como: la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.

Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:

A-. El Titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.

B-. Su representante, previa acreditación de la representación.

La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través un comunicado escrito que será presentado al siguiente correo electrónico: inquiry@sustrive.com

Y debe incluir la siguiente información:
 

• El nombre y domicilio del Titular en donde pueda recibir la respuesta de forma satisfactoria.
   

• Copia de los documentos que acrediten su identidad o la de su representante.
   

• La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos de consulta, rectificación, actualización o supresión.

​

• En caso dado, otros elementos o documentos que SUSTRIVE S.A.S. solicite para la correcta identificación de los datos personales de los que trata la solicitud.

La persona encargada de recibir los requerimientos del Titular de los Datos, en cuanto al manejo y tratamiento de estos, será la responsable de dar respuesta a cualquier tipo de solicitud, dando cumplimiento a la normatividad vigente de la materia, y en los términos de tiempo establecidos por la Ley.

Procedimiento para Revocar la Autorización de Tratamiento de Datos Personales:

Los Titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello deberán seguir el mismo procedimiento estipulado en el punto inmediatamente anterior, y especificar en su comunicado la pretensión de que sea revocada la autorización de tratamiento de sus datos personales.

ÁREA ENCARGADA DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

SUSTRIVE S.A.S designó al área de administración como encargada: SUSTRIVE S.A.S – CORREO ELECTRÓNICO: inquiry@sustrive.com  como el área encargada para dar cumplimiento al Sistema de Protección de Datos Personales. La persona que esté a cargo del área de administración de SUSTRIVE S.A.S será la responsable de brindarle atención al Titular para cumplir con la función de protección de datos personales. Dará trámite a las solicitudes de los titulares para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

La persona designada por SUSTRIVE S.A.S estará disponible para que el Titular proceda con dichos trámites, en el correo electrónico descrito: inquiry@sustrive.com 

PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAR LA INFORMACIÓN PERSONAL EN SUSTRIVE S.A.S 

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días contados a partir de la fecha de recibo de la misma. En caso de no ser posible atender la consulta en dicho término, se le informará al Titular, expresando los motivos de la demora y en ningún caso podrá superar los cinco (05) días hábiles siguientes al vencimiento del término.

En caso de que el Titular de la información considere que su información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de los deberes que establece la ley, se podrá presentar un reclamo, de acuerdo a los siguientes pasos:

El reclamo por parte del Titular del Dato debe contener los siguientes requisitos:

A-. Identificación, descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, dirección de notificación, todo lo anterior acompañado de los documentos que den soporte a la reclamación.

B-. Si el reclamo resulta incompleto, SUSTRIVE S.A.S requerirá al interesado dentro de los cinco (05) días siguientes a la recepción del reclamo para que se subsane las fallas. Si transcurridos dos (02) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. 

C-. Una vez recibido el reclamo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (02) días hábiles.

D-. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar  los  ochos  (08)  días  hábiles  siguientes  al  vencimiento  del  término.

ES  PERTINENTE  ACLARAR  QUE  LOS  TITULARES  DE  LA  INFORMACIÓN  O SUS  CAUSAHABIENTES  SÓLO  PODRÁN  ELEVAR  QUEJA  ANTE  LA SUPERINTENDECIA  DE  INDUSTRIA  Y  COMERCIO  UNA  VEZ  HAYAN ELEVADO TRÁMITE DE CONSULTA O RECLAMO ANTE SUSTRIVE S.A.S Y    CUYA    RESPUESTA NO HAYA    SIDO    SATISFACTORIA.

DEBERES DE SUSTRIVE S.A.S. EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

SUSTRIVE S.A.S tendrá presente, en todo momento, que los datos personales y/o sensibles son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales. 

DEBERES DE SUSTRIVE S.A.S COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

SUSTRIVE S.A.S. cuando actúe como Responsable del Tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:

A-. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

B-. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

C-. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

D-. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

E-. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

F-. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

G-. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

H-. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.

I-. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

J-. Tramitar las consultas y    reclamos    formulados.

K-. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. 

L-. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

M-. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, SUSTRIVE S.A.S, ha adoptado y lo seguirá haciendo en el tiempo, las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a de las bases de datos evitando su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

La Compañía se ha encargado de optar por las mejores políticas de la seguridad de la información, para siempre velar por los derechos de los titulares.

VIGENCIA DE LAS POLÍTICAS

El presente manual rige a partir del 1 de MARZO de 2020 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar en SUSTRIVE S.A.S